Unsere neue Studie zeigt, dass die Digitalisierung in vielen deutschen Unternehmen holpriger vorankommt, als es scheint und oftmals ganz zu scheitern droht. Aus der Studie ergeben sich aber auch klare Erkenntnisse, was erfolgreiche Unternehmen anders machen.
Die wenigsten Unternehmen haben das eigentliche Wesen der Digitalisierung verstanden
Um Erfolg und Misserfolg zu beurteilen, müssen wir uns erst einmal den Kern der Digitalisierung vor Augen führen. Anders ausgedrückt: worin unterscheidet sich Digitalisierung gegenüber der Einführung von Softwarelösungen wie CRM, CAD etc. vor zehn oder gar fünfzehn Jahren? Ist das alles wirklich so neu? Schließlich begann man ja sogar bereits Ende der siebziger Jahre Arbeitsprozesse zu roboterisieren. Wieso ist die Umstellung von Arbeitsprozessen auf computerisierte Lösung diesmal so ein Hype? Der Unterschied liegt darin, dass die Digitalisierung im Jahr 2018 eine ganzheitliche Betrachtung sämtlicher Unternehmensprozesse umfasst. Sie ist mehr als nur das Einführen von Cloud- und Softwarelösungen. Digitalisierung ist die Verschlankung und Optimierung der kompletten Prozesskette eines Unternehmens vom Beginn des Erstkontakts mit potentiellen Kunden über die Angebotserstellung und gesamten Produktion bis hin zur Auftragsabwicklung und Kundenbetreuung. Es ist diesmal nicht damit getan, hier und da mal eine neue Software in einem Unternehmen einzuführen. Zwar würden so Teilprobleme gelöst werden, aber nur in einem abgegrenzten Kontext. Nun mal Hand aufs Herz, wie betrachten Sie Digitalisierung?
Wer das eigentliche Wesen der Digitalisierung nicht verstanden hat, droht zu scheitern
In unserer Untersuchung unter 321 Unternehmensleitern der 283 befragten Unternehmen, haben gerade mal 38 Prozent die Digitalisierung als einen kompletten Optimierungsprozess verstanden, der alle Unternehmensbereiche betrifft. 53 Prozent setzten hingegen Digitalisierung mit der schlichten Einführung neuer Software gleich. Diese Sichtweise ist problematisch, da zum einen nicht das Unternehmen und die sich ergebenden Potentiale als Ganzes betrachtet werden. Ferner führt dies selbstverständlich zu Akzeptanzproblemen in der Umsetzung. Welcher Mitarbeiter will schon einen Veränderungsprozess unterstützen, bei dem er oder ein Kollege zumindest theoretisch über kurz oder lang überflüssig ist. Tatsächlich lag die Erfolgsrate bei der Implementierung neuer softwarebasierter Lösungen in der zweiten Gruppe deutlich niedriger. Denn hier gaben nur 23 Prozent der Befragten an, dass ein von ihnen angestoßenes Projekt erfolgreich war. Unter der Gruppe, die Digitalisierung als einen ganzheitlichen Prozess sahen, um das Unternehmen effizienter zu machen und Potentiale besser auszuschöpfen, lag die Erfolgsrate nach Eigenauskunft bei 72 Prozent. Ein deutlicher Unterschied.
In unserer Studie identifizierten wir darüber hinaus drei wichtige Themenfelder, die maßgeblich zum Gelingen von Digitalisierungsmaßnahmen beitrugen.
Richtige Positionierung und Ansprechpartner im Unternehmen tragen zum Erfolg bei
So war die richtige Positionierung des Themas Digitalisierung im Unternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor. In nahezu allen befragten Unternehmen war Digitalisierung Chefsache, wurde also vom Vorstand bzw. der Geschäftsführung initiiert. Aber wer setzte die Maßnahmen um bzw. wer war primärer Ansprechpartner im Prozess? Hier gaben 40 Prozent an, dass primärer Ansprechpartner die IT-Abteilung war. Diese Vorgehensweise sicherte zwar einerseits raschere kurzfristige Erfolge. Schließlich verhandelten IT-Fachleute dann mit IT-Firmen und konnten Umsetzungspezifikationen besser adaptieren. Leider zeigte sich jedoch, dass diese Gruppe langfristig die geringste Erfolgsquote hatte. Die IT-Abteilung denkt nun mal selten in kompletten Unternehmensprozessen, sondern in Softwarelösungen. Die Softwarelösung ist aber nicht das Ziel, sondern letztlich das Ergebnis. Man stelle sich vor, man wolle gesünder und fitter werden. Wenn man dann zu einem Sportschuhhändler geht, was wird er einem empfehlen? Selbstverständlich Sportschuhe. Wäre man aber zu einem Arzt gegangen, hätte er erstmal einen kompletten Gesundheitscheck gemacht und dann womöglich lieber eine Ernährungsumstellung und gelenkschonende Sportarten wie Schwimmen oder Radfahren empfohlen. Nicht anders geht es in Unternehmen, die die IT-Abteilung mit der Digitalisierung beauftragen oder gar einfach ein paar Anfragen bei Software-Dienstleistern anbieten. Ihnen wird das empfohlen, was der Anbieter im Portfolio hat ohne die Gesamtsituation des Unternehmens eingehend zu betrachten.
Eine unabhängige Inventur der Prozesse und Digitalisierung ist zwingend notwendig
Es braucht also eine ganzheitliche Sichtweise. Wir nennen dies eine Digitalisierungs- und Prozessinventur. Hier werden alle Prozessschritte aber auch bestehende Softwaresysteme in einem Unternehmen betrachtet sowohl aus Mitarbeiter als auch aus Kundensicht. Dann werden Digitalisierungsschritte empfohlen in Form eines klaren Maßnahmenplans einschließlich Zeitplan und Priorisierung mit einer klaren Kosten-Nutzen-Betrachtung. Somit erfolgt Digitalisierung nicht als Selbstzweck, sondern klar zielgerichtet. Selbstverständlich sollte auch hier ein unabhängiges Unternehmen gewählt werden. Wäre der Arzt, den man um Gesundheitstipps bittet, zugleich Besitzer eines Laufschuhgeschäfts, wüssten Sie bereits welche Empfehlung er Ihnen gibt. 74 Prozent der Unternehmen, die auf ein unabhängiges Unternehmen gesetzt hatten – dies waren 46 Prozent in unserer Studie – waren mit ihren Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich. Bei jenen Unternehmen, die keine unabhängige Digitalisierungs- und Prozessinventur durch ein außenstehendes Unternehmen durchgeführt haben, gaben nur 38 Prozent an, dass die Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umgesetzt worden waren.
Der Change-Prozess muss aktiv begleitet werden
Mit einem klaren Konzept ist es nicht getan. Neue Arbeitsweisen und Lösungen zu implementieren, gestaltet sich oft als mühselig. Es tauchen viele versteckte Barrieren auf, die selten rational begründet sind, sondern psychologischer Natur sind. Erfolgreiches Change-Management bedeutet auch immer Veränderungen auf allen Ebenen zu begleiten, verdeckte Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen und auf dem Weg die Veränderungskräfte stets neu zu aktivieren. Auch hierfür Bedarf es entweder einen bzw. mehrere Change-Beauftrage im Unternehmen, die auch jenseits der rein technischen Vorteile Mitarbeiter überzeugen und Ängste abbauen. Oder man holt einen externen Change-Begleiter hinzu. Unter jenen Unternehmen, die ihre Digitalisierungsmaßnahmen erfolgreich umgesetzt hatten, gaben 83 Prozent an, einen solchen Change-Begleiter gehabt zu haben. Unter den nicht erfolgreichen Unternehmen räumten hingegen 69 Prozent ein, keinen Change-Begleiter oder -Berater gehabt zu haben.
Fazit und weitere Erkenntnisse
Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass maßgeblich zum Erfolg von Digitalisierungsmaßnahmen beiträgt:
– Digitalisierung als eine dauerhaften Optimierungs- und Verschlankungsprozess zu sehen
– eine ganzheitliche Betrachtung aller Prozesse einschließlich einer Inventur vorzunehmen
– eine unabhängige Change-Begleitung zur Überwindung versteckter Hürden und Barrieren
